客户:EDF ENERGY

地区:欧洲

行业:能源

EDF Energy推动其财务共享服务中心的持续改进

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客户概述

EDF Energy是英国最大的低碳电力供应商。财务共享服务中心为EDF Energy公司各业务部门提供交易会计服务。

流程类型

财会自动化

实施时间

4周内


财务共享服务中心是EDF Energy公司的核心部门,为公司的零售电力、发电、核能及可再生能源业务提供交易会计服务。

该中心有着历史悠久的持续改进计划,确保始终为其内部客户提供最佳服务。机器人流程自动化(RPA)则提供了一个进一步加强该计划的机会。EDF Energy选择了UiPath来提高中心运营效率,并将其可提供的服务扩展到其它支持运营的业务。

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EDF Energy是英国最大的低碳电力供应商。该公司员工约12500人,是英国最大的电力生产商,也是为英国企业提供电力的最大供应商。

正因如此,再加上超过500万的国内生产账户,以及欧洲最大的基础设施项目之一的欣克利角C(Hinkley Point C)项目,高效的财务运营就成为提供卓越客户体验的关键部分。财务共享服务中心必须提供高效的运营,才能满足EDF Energy公司的业务需求。

财务共享服务中心总监Robert Gilhooly解释说:“持续改进对我们至关重要,但能够提高流程效率、使其更具成本效益的方法只有这么多。我们意识到机器人可以帮助我们对流程中许多重复工作进行自动化,还可以帮助我们的员工承担一些枯燥的工作,减轻他们的工作量。我们一直在关注RPA技术,我们觉得这个技术已经足够强大,能够为我们带来所期待的优势。”

UiPath让我们先只购买一个机器人,然后每次只需要再添加一个机器人。这样我们在经济上负担小,能够很快进入概念验证和试点阶段。

Robert Gilhooly
财务共享服务中心总监

选择正确的RPA平台

公司的客户业务部门已经建立了一个机器人卓越中心(CoE),帮助后台办公流程实现自动化。这让Gilhooly坚信将机器人引入财务共享服务中心是有帮助的。但也让他意识到,这件事情必须由中心自己来做。

Gilhooly指出:“客户服务团队的自动化需求与我们完全不同。他们首要关注的是后台办公流程、而且是海量的流程,这些在多数情况下都是外包的;而我们需要的自动化是能够帮助支持职能部门的人员,包括我们自己,更高效地完成他们的工作。我们需要的是一个能提供这样服务的RPA解决方案。”

机器人带来的节省

  • 10万 英镑软件许可证与开发成本
  • 70 小时试点阶段每月节省的工时
  • 6倍 投资回报率8个流程的自动化在时间和资金上带来6倍的投资回报率

选择RPA平台主要有两个标准。首先,经济负担要小,这样中心不用很大资金就可以启动,然后随着时间的推移慢慢实现经济有效的增长。

其次,使用必须简单,这样团队很快就能实现自主操作。在对市场产品进行评估后,EDF Energy选择了UiPath企业RPA平台,因为该平台能够提供最优性价比。

Gilhooly这样评论道:“UiPath和我们以前寻找的其它厂商不一样,我们不需要购买多个许可证,UiPath让我们先只购买一个机器人,然后每次只需要再添加一个机器人。这样我们在经济上负担小,能够很快进入概念验证和试点阶段。此外,UiPath似乎很容易学习,公司也提供了卓越的培训和支持,帮助我们建立自己的RPA能力。”

除了对自己的流程进行自动化之外,财务共享服务中心还发现,他们可以向公司其它支持中心,如人力资源(HR)和信息技术(IT)等部门,介绍他们的RPA专业知识。这些支持中心具有类似的流程,但还不想构建自己部门的RPA能力。

开始行动

该中心希望进行一个概念验证(POC),能够将其推广到一个活跃系统中,为公司持续提供价值。在与管理团队讨论之后,最终选择了手工日记账分录流程作为试点。该流程涉及大量人工工作,同时涉及多个不同系统共同来完成,如企业资源规划(ERP)、电子表格、电子邮件及共享网络文件夹等。

我们预计,通过减少高峰期工作量,新的自动化流程将每年为我们节省5万英镑。而且,自动化还为团队节约了时间,这意味着我们可以自己处理月底的事务,无需加班或额外雇佣员工。

Robert Gilhooly
财务共享服务中心总监

日记账记录了在销售、采购及付款等方面的每一笔财务交易。每次在日记账中录入一笔新的交易,都必须由一名中心团队成员进行审核。如果交易录入正确,则输入公司ERP系统中;如果不正确,则返回给发起人。

ERP系统也会检查是否有错误,如发现错误,则予以退回。然后重复整个流程,直至输入正确;团队成员还可以将输入条目“搁置”,让另一名团队成员审核,之后再“发布”更新的日记账。

像EDF Energy这样的公司,往往有大量的日记账需要创建和修改,且大多都集中在月末。团队成员发现,日记账分录过程每个月要耗费70个工时,而且主要集中在一个星期内,这就相当于需要两名工作人员心无旁骛地来完成这一项工作。

该中心曾与普华永道合作开发了一个帮助部分流程自动化的机器人。团队成员仍需审查新的日记账条目,但现在机器人可以提取条目,自动检查是否符合ERP系统的正确格式,然后输入条目。

如果ERP系统识别出任何错误,机器人则将错误截屏,并发送给发起人。如输入正确,机器人则将日记账过帐。

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学习从RPA中受益

该试点项目在六个月内完成,证明UiPath Robots能够轻松地与多个系统协同工作,并为中心团队提供良好的支持。为机器人开发例行程序相对容易,意味着它现在处理的工作量是最初预期的两倍。

由于第一个机器人的出色表现,中心购买了第二个机器人,以帮助在高峰时段更有效地处理工作负载,同时探索RPA服务的其他支持功能。

现在,机器人可以在一夜之间整理好所有数据,而员工只要一到办公室就可以轻松利用数据开始工作。

Robert Gilhooly
财务共享服务中心总监

Gilhooly表示,“使用UiPath,我们可以将任何机器人灵活应用于任何流程,因此我们可以按需部署工作负载。此外,我们额外投入的机器人则能够轻松应对既定流程工作量突然呈指数增长的情况。”

该试点项目还证明了UiPath企业RPA平台是多么容易学习和使用。普华永道在进行初始概念验证(POC)时,该中心使用了自己的RPA资源。目的是让中心随着时间的推移可以实现自主操作,但实际上,在试点项目完成时,他们就已经实现了。

Gilhooly表示,“我们招聘Robot专员的衡量因素包括是否拥有RPA经验,或者虽然对机器人知之甚少,但好奇心强、愿意学习。我们最终选择了后者,这可能是我们做出的最好决定之一。我们的新员工在两个月内就跟上了RPA的步伐,并开始研究如何将机器人应用到我们的其它工作上。”

“UiPath的优点在于其先进的功能能够帮助您进一步实现自动化,因此您可以专注于创新,而不必担心软件的限制。”

这种将机器人用于新挑战的能力对该中心和其他机构来说其重要性正在迅速提升。一旦员工了解到机器人可以帮助他们更有效地完成工作,并让他们专注于本职技能和知识,他们就会迅速建议机器人可以改进的其他流程。

主要优势

  • 2倍 工作量机器人可以轻松处理最初预期的工作
  • 6个月该中心在RPA开发上实现自主操作
  • 50,000 英镑每年估计节省成本

Gilhooly表示,“多年来我们一直遵循精益方法论,因此我们的员工习惯于挑战我们所做的一切。当他们看到机器人为日记账分录流程带来的好处时,员工开始建议新的应用程序,以改善他们的生活。自从我们完成试点项目,我们已经实现了另外8个流程的自动化,并且列出了另外大约40个接下来我们可以优化流程的想法。”

收获回报

该中心发现当机器人从员工日常工作中剔除消耗大量时间的任务时效率最高。自动化项目应优先关注那些浪费时间的流程。

随后自动化的8个流程包括将应付账款数据直接转入ERP系统,以及在进行税务计算分析之前必须从不同的系统收集数据。

UiPath的优点在于其先进的功能能够帮助你进一步实现自动化,因此你可以专注于创新,而不必担心软件的限制。

Robert Gilhooly
财务共享服务中心总监

Gilhooly表示,“以税务计算为例,员工需要长达4个小时才能将所有数据汇总到一起,从而开始分析工作。员工上午9点开始收集数据,到下午1点才能准备好并开始实际工作。现在,机器人可以在一夜之间整理好所有数据,而员工只要一到办公室就可以轻松利用数据开始工作。”

总之,Gilhooly估计,8个自动化流程在时间和资金方面共带来了6倍的投资回报率(ROI)。

在新的规划系统中,应用RPA为公司节省了超过10万英镑的软件和开发成本。机器人不再需要数据接口就能接入新系统,并且公司可以灵活快速地更改数据源(例如添加新字段),既快速又经济有效,而且不会以任何方式影响运营。

RPA在财务共享服务中心的成功开始取得效果,因为该中心的组件吸引了其他财务部门以及IT和人力资源部门的兴趣。

Gilhooly总结道,“一旦其他部门了解了这些优势,他们就会热切地讨论机器人如何帮助改进他们的流程。我们现在必须谨慎地管理期望值,这样我们才能继续扩展自动化规模,并将RPA的潜力带给企业里更多的同事。”

做好充分准备,开启成功之旅

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